Recruiting Glossar
Alle wichtigen Begriffe aus Recruiting, Active Sourcing und Personalvermittlung – verständlich erklärt von A bis Z
Active Sourcing
Proaktive Suche und direkte Ansprache von potenziellen Kandidaten, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Im Gegensatz zu passiver Rekrutierung über Stellenanzeigen werden Kandidaten gezielt identifiziert und kontaktiert.
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Arbeitgebermarke
Die Wahrnehmung eines Unternehmens als Arbeitgeber in der Öffentlichkeit. Eine starke Arbeitgebermarke hilft dabei, qualifizierte Kandidaten anzuziehen und bestehende Mitarbeiter zu halten.
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Arbeitnehmerüberlassung
Bei der Arbeitnehmerüberlassung (auch Zeitarbeit oder Leasing) stellt ein Personaldienstleister seine Mitarbeiter einem anderen Unternehmen vorübergehend zur Verfügung. Der wesentliche Unterschied zur Personalvermittlung: Bei der Überlassung bleibt der Mitarbeiter beim Dienstleister angestellt, bei der Vermittlung wechselt er direkt zum neuen Arbeitgeber. Für Unternehmen, die eine dauerhafte Besetzung suchen, ist Personalvermittlung in der Regel die bessere Wahl.
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Assessment Center
Ein Assessment Center ist ein mehrstufiges Auswahlverfahren, bei dem Kandidaten verschiedene Aufgaben, Rollenspiele und Tests durchlaufen. Es wird vor allem bei der Besetzung von Führungspositionen oder Traineeprogrammen eingesetzt. Der Aufwand ist hoch und die Ergebnisse hängen stark von der Qualität der Übungen ab. Bei der gezielten Suche nach Fachkräften ist Active Sourcing mit persönlichen Gesprächen oft schneller und treffsicherer.
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Bewerbermanagement
Bewerbermanagement umfasst alle Prozesse rund um die Verwaltung von Bewerbungen – vom Eingang über die Sichtung bis zur Zu- oder Absage. Viele Unternehmen nutzen dafür ein Applicant Tracking System (ATS). Ein strukturierter Prozess beschleunigt die Besetzung und sorgt für eine positive Candidate Experience. Wer die Personalsuche an einen Dienstleister auslagert, spart sich den administrativen Aufwand komplett.
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Candidate Experience
Die Gesamterfahrung eines Bewerbers während des Recruiting-Prozesses, von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Entscheidung. Eine positive Candidate Experience verbessert das Arbeitgeber-Image und erhöht die Akzeptanzrate.
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Candidate Journey
Der gesamte Weg eines Kandidaten von der ersten Wahrnehmung des Unternehmens bis hin zur Einstellung und darüber hinaus. Umfasst alle Berührungspunkte und Interaktionen zwischen Kandidat und Unternehmen.
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Cost-per-Hire
Kennzahl, die die Gesamtkosten einer Neueinstellung misst. Beinhaltet alle direkten und indirekten Recruiting-Kosten dividiert durch die Anzahl der Neueinstellungen in einem bestimmten Zeitraum.
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Cultural Fit
Übereinstimmung zwischen den Werten, der Arbeitsweise und Persönlichkeit eines Kandidaten mit der Unternehmenskultur. Wichtiger Faktor für langfristigen Erfolg und Zufriedenheit beider Seiten.
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Direktansprache
Persönliche, meist telefonische Kontaktaufnahme mit potenziellen Kandidaten. Herzstück des Active Sourcing und besonders effektiv bei der Ansprache passiver Kandidaten.
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Employer Branding
Strategische Entwicklung und Vermarktung der Arbeitgebermarke zur Positionierung als attraktiver Arbeitgeber. Ziel ist die Gewinnung und Bindung qualifizierter Mitarbeiter durch eine starke Arbeitgeberidentität.
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Executive Search
Spezialisierte Suche nach Führungskräften für Top-Management-Positionen (CEO, CFO, Abteilungsleiter). Charakterisiert durch diskrete Vorgehensweise, intensive Kandidatenprüfung und Honorare von 30-35% des Jahresgehalts. Für Fach- und Führungskräfte unterhalb der C-Level-Ebene ist Personalvermittlung zum Fixpreis oft die smartere Alternative.
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Fachkräftemangel
Situation, in der die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften das Angebot übersteigt. In Österreich besonders ausgeprägt in Bereichen wie Pflege, IT, Technik und Handwerk.
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Gehaltsverhandlung
Die Gehaltsverhandlung ist ein zentraler Moment im Recruiting-Prozess. Als Arbeitgeber sollten Sie vorab eine realistische Gehaltsspanne festlegen, die zum Markt passt. In Österreich gilt seit 2011 die Pflicht zur Gehaltsangabe in Stellenanzeigen. Transparenz beim Gehalt beschleunigt den Bewerbungsprozess und reduziert Absagen in der Endphase.
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Headhunter
Ein Headhunter (auch Personalberater oder Executive Recruiter) ist ein Dienstleister, der im Auftrag von Unternehmen gezielt Fach- und Führungskräfte sucht und anspricht. Anders als bei Stellenanzeigen wartet ein Headhunter nicht auf Bewerbungen, sondern kontaktiert passende Kandidaten direkt – auch wenn diese nicht aktiv auf Jobsuche sind. Die Kosten liegen typischerweise bei 20-30% des Jahresgehalts (Provision) oder als Fixpreis.
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Initiativbewerbung
Eine Initiativbewerbung ist eine Bewerbung ohne konkretes Stellenangebot – der Kandidat meldet sich von sich aus beim Unternehmen. Klingt gut, passiert in der Praxis aber selten bei den wirklich gefragten Fachkräften. Wer auf Initiativbewerbungen wartet, verpasst rund 70 % des Marktes: die passiven Kandidaten, die nur durch gezielte Ansprache erreichbar sind.
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KPI Recruiting
Key Performance Indicators zur Messung der Recruiting-Effizienz. Wichtige Kennzahlen sind Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Bewerbungsqualität und Mitarbeiterretention.
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Kündigungsfrist
Die Kündigungsfrist bestimmt, wie lange ein Mitarbeiter nach seiner Kündigung noch im alten Unternehmen bleibt. In Österreich gelten je nach Kollektivvertrag und Dienstjahren unterschiedliche Fristen – oft zwischen einem und fünf Monaten. Für die Personalplanung bedeutet das: Selbst wenn ein Kandidat sofort zusagt, kann es Wochen oder Monate dauern, bis er tatsächlich anfangen kann. Das sollte bei der Zeitplanung für jede Neubesetzung einkalkuliert werden.
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Mangelberufe
Berufe, für die österreichweit ein Mangel an qualifizierten Arbeitskräften besteht. Werden jährlich vom AMS in der Mangelberufsliste definiert. Umfassen u.a. Pflege, IT, Technik und Handwerk.
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Nachbesetzung
Nachbesetzung bezeichnet die Neubesetzung einer Position, die durch Kündigung, Pensionierung oder interne Versetzung frei geworden ist. Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto höher die Kosten – durch Produktivitätsverlust, Überlastung im Team und entgangene Aufträge. Schnelle Nachbesetzung durch einen spezialisierten Personalvermittler kann diese Kosten deutlich reduzieren.
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Onboarding
Strukturierter Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Umfasst fachliche Einarbeitung, kulturelle Integration und administrative Abwicklung. Entscheidend für langfristige Mitarbeiterbindung.
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Passive Kandidaten
Arbeitnehmer, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, aber für das richtige Angebot wechseln würden. Machen etwa 70% aller Fachkräfte aus und sind nur durch Active Sourcing erreichbar.
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Personalberater
Ein Personalberater unterstützt Unternehmen bei der Suche und Auswahl von Mitarbeitern. Im Unterschied zum reinen Personalvermittler bietet ein Personalberater oft zusätzliche Leistungen wie Anforderungsanalyse, Marktanalyse und Gehaltsberatung. In Österreich werden die Begriffe Personalberater, Personalvermittler und Headhunter oft synonym verwendet.
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Personaldienstleister
Personaldienstleister ist der Oberbegriff für alle Unternehmen, die Dienstleistungen rund um Personal anbieten. Dazu gehören Personalvermittler, Zeitarbeitsfirmen, Headhunter und HR-Berater. Die Unterschiede sind groß: Zeitarbeitsfirmen überlassen Mitarbeiter temporär, Personalvermittler besetzen Stellen dauerhaft, und Headhunter konzentrieren sich auf Führungspositionen. Wichtig ist, den richtigen Dienstleistertyp für den eigenen Bedarf zu wählen.
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Personalvermittlung
Dienstleistung zur Vermittlung von Arbeitskräften an Unternehmen. Kann durch interne HR-Abteilungen oder externe Dienstleister erfolgen. Unterschiedliche Modelle: Provision, Fixpreis oder Zeitarbeit.
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Probezeit
Die Probezeit ist in Österreich gesetzlich auf maximal einen Monat begrenzt. Während dieser Zeit können beide Seiten das Arbeitsverhältnis ohne Angabe von Gründen lösen. Für Arbeitgeber ist das ein Risiko – deshalb bieten seriöse Personalvermittler eine Nachbesetzungsgarantie: Kündigt der vermittelte Mitarbeiter in der Probezeit, wird kostenlos ein Ersatzkandidat gesucht.
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Recruiting
Recruiting (deutsch: Personalbeschaffung) bezeichnet den gesamten Prozess der Mitarbeitersuche und -auswahl. Er umfasst die Bedarfsanalyse, Stellenbeschreibung, Kandidatensuche (über Stellenanzeigen, Direktansprache oder Personalvermittlung), Auswahlverfahren und Einstellung. Unternehmen können intern rekrutieren oder die Personalsuche an einen Personalberater oder Headhunter auslagern.
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Retention
Mitarbeiterbindung bzw. die Rate, mit der Mitarbeiter im Unternehmen verbleiben. Hohe Retention reduziert Fluktuation und Recruiting-Kosten. Wichtiger Indikator für Employer Branding Erfolg.
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Social Recruiting
Social Recruiting nutzt soziale Netzwerke wie LinkedIn, XING oder auch Instagram zur Kandidatensuche. Der Vorteil: große Reichweite und die Möglichkeit, Kandidaten dort anzusprechen, wo sie sich ohnehin aufhalten. Der Nachteil: viel Streuverlust, hoher Zeitaufwand und oft geringe Antwortquoten. Telefonische Direktansprache ist persönlicher, verbindlicher und liefert in der Regel schnellere Ergebnisse bei qualifizierten Fachkräften.
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Stellenanzeige
Öffentliche Bekanntmachung einer offenen Position. Traditionelle, passive Recruiting-Methode über Jobportale, Zeitungen oder Unternehmenswebsite. Erreicht nur aktiv suchende Kandidaten.
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Stellenbeschreibung
Eine Stellenbeschreibung definiert die Aufgaben, Anforderungen und Rahmenbedingungen einer Position. Sie ist die Grundlage für jede Stellenanzeige und für die gezielte Kandidatensuche durch einen Personalvermittler. Eine gute Stellenbeschreibung enthält: Jobtitel, Aufgaben, Anforderungen (Must-have vs. Nice-to-have), Gehaltsspanne und Benefits.
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Talent Pool
Datenbank mit potenziellen Kandidaten, die für zukünftige Positionen interessant sein könnten. Wird kontinuierlich gepflegt und erweitert, um bei Bedarf schnell auf qualifizierte Kandidaten zugreifen zu können.
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Time-to-Hire
Zeitspanne von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung. Wichtige Kennzahl für Recruiting-Effizienz. Active Sourcing kann Time-to-Hire oft deutlich reduzieren.
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Vermittlungsprovision
Die Vermittlungsprovision ist das gängigste Honorarmodell in der Personalvermittlung. Sie beträgt in Österreich typischerweise 20-30 % des Bruttojahresgehalts des vermittelten Mitarbeiters. Bei einem Gehalt von 50.000 Euro sind das 10.000-15.000 Euro – und je höher die Position, desto teurer wird es. Die Alternative: ein transparenter Fixpreis, der unabhängig vom Gehalt gleich bleibt.
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Werkvertrag
Ein Werkvertrag ist ein Vertrag über die Herstellung eines bestimmten Werks oder Ergebnisses. Im Gegensatz zum Arbeitsvertrag schuldet der Auftragnehmer ein Ergebnis, nicht seine Arbeitszeit. Werkverträge werden manchmal zur Umgehung arbeitsrechtlicher Vorschriften eingesetzt – sogenannte Scheinwerkverträge. Bei der Personalvermittlung geht es dagegen um die dauerhafte Besetzung einer Position mit einem echten Arbeitsverhältnis beim Auftraggeber.
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Unser Team erklärt Ihnen gerne alle Aspekte moderner Personalvermittlung und wie Active Sourcing für Ihr Unternehmen funktioniert.